Skip to content
 

Управлять временем просто. Тайм-менеджмент. Управление рабочим и личным временем

Управлять временем просто. Тайм-менеджмент. Управление рабочим и личным временем

Управлять временем просто. Надо лишь изменить методы своей работы и эффективно использовать высвободившееся в итоге время. Только и всего.

Большинство из нас не задумываются об организации повседневных дел и беспорядочно тратят на них силы и время. Между тем существуют дела обязательные, имеющие четкую временную организацию — например, работа в офисе, занятие в учебном заведении или заранее спланированный досуг, — и дела, время и сроки исполнения которых зависят целиком от нас и которыми мы чаще всего занимаемся бессистемно, в надежде, что они как-нибудь переделаются.

Чтобы получить от жизни максимум возможного, необходимо следовать примеру преуспевающих людей и мысленно представлять (визуализировать) свою жизнь, какой вы хотите ее видеть. Помните принцип 80/20 (что 80% работы выполняются вами за каких-то 20% рабочего времени, что 20% работы обеспечивают 80% конечного результата ) и используйте продуктивные 20% своего времени на работу по реализации поставленных целей. Осуществляйте контроль над собственной жизнью, определив ее ключевые аспекты и решив, чего вы намерены достичь в каждом из них.

Изложите свои основные цели на бумаге и разбейте их на реальные задачи и конкретные выполнимые шаги. Определите место задач и шагов в своем жизненном графике. Если с трудом определяетесь с целями, для облегчения мыслительного процесса пользуйтесь лучевыми диаграммами. Не бойтесь отмечать в них цели, воплощение которых представляется малореальным.

Прежде чем планировать свой день, вам предстоит выяснить, сколько времени уходит у вас на каждый вид деятельности. Проведите хронометраж своих дел в течение, по крайней мере, нескольких дней, в идеале – в течение двух недель. Не лукавьте перед самим собой, учитывайте даже самые малозначительные действия, совершаемые в течение дня.
Когда будете представлять, сколько времени уходит на каждый вид деятельности, сможете решить, от чего следует отказаться и как в целом спланировать свое время. При составлении графика на будущее не забудьте предусмотреть в нем время на досуг и оздоровительные мероприятия.

Отметьте время заранее оговоренных встреч и далее устанавливайте приоритетность других своих обязательств по мере их возникновения. Готовьте перечни дел к выполнению на каждый день, неделю и месяц. Сделайте необходимые пометки в плане на год. Не забудьте о времени, которое вы намерены посвящать семье и собственным увлечениям.
Умелое управление временем позволит вам высвободить время для своих жизненных приоритетов и более эффективно действовать в профессиональной сфере. Эффективное управление временем обеспечит вам контроль над ходом дня с сохранением гибкости для успешного разрешения возможных кризисных ситуаций.

Переходное время, или время вынужденного простоя, — это свободные промежутки времени, то и
дело возникающие в течение дня. К той же категории относится время подготовки к тому или иному занятию, которое может быть сокращено или использоваться более эффективно. Все это ваш потенциальный резерв. Выявите собственные запасы переходного времени и продумайте, как можно ими
воспользоваться. Сократите периоды непродуктивного времени и, когда только возможно, старайтесь заниматься несколькими делами одновременно. Ищите тихие уголки, где бы вы могли сосредоточиться, или создавайте собственную “экологическую нишу”. Подготовьте отдельный план использования переходного
времени. Имейте под рукой специальную папку и берите ее с собой всякий раз, когда покидаете офис. Не пренебрегайте использованием части переходного времени для отдыха и размышлений.

Управление рабочим и личным временемСклонность медлить с началом работы может объясняться страхом, отсутствием интереса и многими другими вещами. Главный способ борьбы с промедлением — браться за дело немедленно. Разбейте каждую большую задачу на ряд мелких операций. Устанавливайте приоритетность каждой задачи и сроки выполнения. Делайте то, что в ваших силах:
большинство работ требуют выполнения на высоком, а не высшем уровне. Старайтесь с самого начала все делать правильно. Приобретайте позитивный настрой в отношении каждого задания, думайте об их успешном завершении. Разработайте собственную стратегию борьбы с опозданиями и задержками. Составляйте график выполнения даже простых заданий, тем самым договариваясь с самим собой о конкретном времени окончания работы. Не смущаясь, подкупайте и умасливайте себя, поощряя к соблюдению рабочего графика и своевременному окончанию работы.

Умение говорить “нет” является одним из наиболее важных приемов техники управления временем. Отвечайте положительно только на те просьбы, которые соответствуют вашим приоритетам. Говорите “нет” вежливо, но твердо. Если ваше “нет” не производит впечатления на собеседника, повторяйте одно и то же во множестве вариантов, пока до человека не дойдет смысл ваших слов. Выражайтесь определенно и не забудьте поблагодарить за предложение, если оно того заслуживает. Согласуйте с боссом объем и график выполнения дополнительных заданий. По возможности помогайте коллегам, но не в ущерб собственной работе.

Освободите свой рабочий стол от всех бумаг лист за листом. Вложите каждую в нужный файл, переправьте по назначению, выбросьте или начните над ней работать. Максимально сократите поток входящих материалов. Ограничьте собственное производство бумаги. Используйте ясную и простую систему классификации документов и призывайте к переходу на нее всех своих сотрудников. Пользуйтесь папками предстоящих месяцев и дней для контроля над исполнением будущих проектов и работ. Максимально используйте возможности компьютера для сведения на нет бумажной работы.

Проведите учет и хронометраж всех входящих и исходящих звонков, чтобы выяснить, сколько времени у вас на них уходит и кто больше других отнимает у вас время. Сократите число поступающих звонков, прибегнув к услугам секретаря, воспользовавшись автоответчиком и откликаясь на звонки только в установленные часы. Сократите также время, затрачиваемое на исходящие звонки, планируя их на определенное время, разговаривая с абонентами
коротко и строго по делу. Воспользуйтесь возможностями телефонной связи, которые помогут вам повысить эффективность работы с телефоном. Продуктивно используйте время телефонного общения, заранее готовясь к разговору, внимательно выслушивая собеседника, делая исчерпывающие записи.

Собрания способны отнимать колоссальное количество времени. Многие из них бесполезны или бездарно организованы. Не посещайте собраний в отсутствие насущной необходимости — поручайте участие другим, откажитесь вовсе, сократите присутствие. Перед собранием должны быть поставлены ясные цели, оно должно быть тщательно спланировано. Опытный председатель и умело составленная повестка способны заставить участников придерживаться предмета обсуждения. Должно быть установлено и строго соблюдено время начала и завершения собрания. Помогайте председателю удерживать дискуссию в русле обсуждаемой темы. По
возможности используйте другие формы проведения собраний, например посредством телефонной или видеоконференции. Информацию можно доводить и получать без собраний и совещаний.

Не бойтесь делегировать часть своих функций — ваш авторитет от этого не пострадает, а в итоге у вас высвободится время на вещи, которые удаются вам лучше всего. Делегируйте повседневные функции, а также то, с чем другие справятся лучше, быстрее или с меньшими затратами. Исполнитель должен соответствовать возлагаемым на него обязанностям. Не делегируйте одни только скучные и рутинные функции. Время, затраченное на подготовку, контроль и оценку работы персонала, окупается за счет возможности последующего делегирования подобных же задач. Может быть передана работа с корреспонденцией и телефонные переговоры с выработкой стандартных ответов и процедур. Ставьте себе целью делегировать работу как можно активнее, но избегайте того, чтобы самому становиться объектом чрезмерного делегирования.

Вы можете практиковать приемы управления временем в одиночку, но эффективность ваших действий будет выше, если вы призовете весь персонал последовать своему примеру. Существует много способов обучения управлению временем, но лучшим проводником новых идей в работу офиса, безусловно, будете вы сами. Не исключено, что для проведения специальных занятий вы предпочтете воспользоваться услугами эксперта со стороны.

Внедряйте приемы управления временем поэтапно. Организуйте сессии продолжительностью в один день или полдня в масштабах всей компании, инициируйте создание комитета, в функции которого будет входить информирование персонала и контроль за развитием ситуации. Продвигайтесь вперед шаг за шагом и регулярно оценивайте достигнутый прогресс. Систематически проводите контрольные сессии с целью стимулирования работы персонала и генерирования новых идей.

На основе книги Полли Берда “Тайм-менеджмент”
Инструменты, система управления задачами.

Написать отзыв